🔐 Авторизация
Доступ в систему осуществляется по адресу:
🔗 https://my.travelleader.ru
Данные для входа:
- Логин — email пользователя
- Пароль — выдается администратором при создании учетной записи
Смените пароль после первого входа
🔐 Двухфакторная авторизация
При входе с нового IP-адреса система применяет двухфакторную аутентификацию:
- Ввод логина и пароля
- Подтверждение кода авторизации, полученного по SMS или email
Двухфакторная авторизация снижает риск мошенничества.
📋 Меню
- Мои данные: Доступ к своему личному профилю (контактные данные, паспортные данные и т.д.). Данные доступны для редактирования, также вы можете добавить свои личные бонусные карты РЖД или авиакомпаний для накопления бонусных миль.
👤 Проверка и редактирование профиля
- Ваш пользовательский профиль создается администратором компании.
- При первом входе проверьте корректность персональных данных во вкладке “Мои данные”: ФИО, должность, контакты и пр.
- В случае необходимости вы можете самостоятельно отредактировать свои данные.
- Персональные данные будут автоматически внесены во все последующие заказы.
Ответственность за актуальность персональных данных возлагается на компанию-работодателя командируемого сотрудника.
- Мои командировки: Основной раздел для сотрудника, где он может создавать свои командировки и отслеживать их статус.
Статусы имеют следующее значение:
Подготовка 📝 – Сотрудник начал создавать заявку на командировку, но еще не отправил ее на утверждение. Это черновик.
На согласовании ⏳ – Заявка отправлена и ожидает его решения (утвердить или отклонить).
Согласована ✅ – поездка утверждена, но билеты и отели еще не выкуплены.
Оформлена 🧳 – Все добавленные в командировку услуги (билеты, отель и т.д.) забронированы и оплачены. Командировка готова к поездке.
Отменена ❌ – Командировка была отменена.
📝 Создание командировки
- Для оформления новой командировки нажмите на кнопку "Новая командировка".
- В открывшейся форме укажите:
- Город основного назначения и (при необходимости) дополнительные города
- Цель поездки, принимающую организацию
- Даты начала и окончания командировки
- После заполнения всех полей нажмите "Создать" — командировке присваивается индивидуальный номер.
- Далее выберите юридическое лицо-плательщика, Cost Centre (если используется вашей компанией) и тип оплаты (например, безналичный расчет, корпоративная карта и др.).
- Сохраните командировку для перехода к выбору услуг.
✈️🚄🏨🚕 Добавление и выбор услуг
-
На следующем этапе можно выбрать необходимые услуги для вашей командировки: авиабилеты, ж/д билеты, отели, трансферы, аэроэкспресс.
-
Все ключевые параметры (даты, направление) уже будут заполнены из данных командировки.
-
При поиске авиабилетов система по умолчанию подбирает перелет туда-обратно, первым показывает самые экономичные рейсы. Альтернативные варианты и тарифы доступны через раскрывающиеся опции. Для каждого тарифа предоставляется краткое описание, правила применения и условия возврата.
Смотреть подробнее
- При бронировании ж/д билетов выберите тип вагона и места на схеме, если она доступна. Если схемы нет — свободные места будут перечислены списком.
Смотреть подробнее
- В разделе “Отели” используйте карту для выбора объекта размещения. Можно найти отели по адресу, названию улицы или району. После выбора отеля выберите номер, питание, опции раннего заезда/выезда, ознакомьтесь с условиями отмены.
Смотреть подробнее
- Для аэроэкспресса укажите направление, дату, количество билетов/пассажиров и тип услуги.
Смотреть подробнее
- Для трансфера указываются ФИО пассажира, телефон, детали поездки и дополнительные пожелания.
Смотреть подробнее
✅ Согласование командировки
- Когда все услуги добавлены, отправьте командировку на согласование с помощью кнопки Отправить на согласование.
- До момента согласования вы можете отменять или изменять выбранные услуги.
- Если вы добавили услуги, которые нарушают корпоративную тревел-политику компании, система выделит их цветом и покажет, какое правило нарушено.
- После согласования услуги бронируются автоматически, а подтверждающие документы (билеты, ваучеры) отправляются вам на электронную почту и прикладываются к заказу.
В случае отклонения командировки:
- Отобразится комментарий согласующего с указанием причины отклонения.
- Необходимо внести корректировки — например, добавить или заменить услугу.
- После внесения изменений командировка может быть повторно отправлена на согласование.
- При повторном отклонении потребуется создать новую командировку с учетом требований компании.
в случае необходимости пересчёта бюджета
Служба поддержки рассчитает возможные доплаты или возвраты,
и внесёт суммы вручную.
Только после этого возможна повторная отправка командировки на согласование.
🚗 Командировка без услуг
- Если поездка осуществляется на личном или служебном транспорте, вы можете создать командировку без выбора услуг.
- Просто заполните стандартную форму командировки и отправьте ее на согласование.
- После одобрения командировки будет сформирован приказ о направлении в командировку.
🛠️ Изменение или отмена командировки
- Для изменения сроков используйте кнопку "Изменить даты" в деталях командировки: укажите новые даты, причину корректировки и сохраните изменения.
- Система рассчитает возможные доплаты или возвраты; отправка на повторное согласование происходит автоматически.
- Для отмены командировки нажмите "Отменить командировку" и подтвердите действие во всплывающем окне.
- После успешной отмены у командировки появится статус "Отменена", к заказу прикрепляется приказ об отмене, а все услуги автоматически отправляются на возврат согласно правилам аннуляции.
📨 Запрос услуги, отсутствующей в списке
- Если нужная услуга отсутствует в перечне доступных, воспользуйтесь опцией "Запрос услуги".
- Заполните свободное поле, указав тип услуги и детали — запрос поступит агенту поддержки для индивидуального рассмотрения.
📑 Авансовый отчет
- После завершения командировки во вкладке "Авансовый отчет" появляется возможность сформировать документ по расходам.
- Все заказы, связанные с командировкой, автоматически попадут в отчет.
- Перед отправкой авансового отчета в бухгалтерию проверьте корректность данных.
