Skip to main content

🔐 Авторизация

Доступ в систему осуществляется по адресу:
🔗 https://my.travelleader.ru

Данные для входа:

  • Логин — email пользователя
  • Пароль — выдается администратором при создании учетной записи

(Если у вашей компании активна интеграция по API — для сотрудников, направляемых в командировки, первый пароль генерируется автоматически и на email отправляется ссылка для его установки.)

link_password

Внимание

Смените пароль после первого входа

🔐 Двухфакторная авторизация​

При входе с нового IP-адреса система применяет двухфакторную аутентификацию:

  1. Ввод логина и пароля
  2. Подтверждение кода авторизации, полученного по SMS или email

Двухфакторная авторизация снижает риск мошенничества.

  • Меню

manager_menu

  • Компания Сотрудники 👥 – список всех сотрудников компании, имеющих доступ к системе. В этом разделе вы можете управлять их профилями, контактными и паспортными данными, а также определять их принадлежность к различным департаментам и группам.
Внимание

Ответственность за актуальность персональных данных возлагается на компанию-работодателя командируемого сотрудника.

Группы сотрудников 🗂️ – инструмент для объединения сотрудников в группы (например, "Отдел продаж", "Разработчики", "Руководство"). Группы используются в "Цепочках согласований". Это позволяет применять единые правила согласования или нормы суточных сразу для целого отдела, а не настраивать их для каждого сотрудника индивидуально.

⚙️ Настройки компании​

✅ Разрешить оформление на людей не из списка сотрудников​

Позволяет создавать командировки и заказывать услуги для сотрудников, у которых нет сохранённого профиля в системе.

💰 Пороговый % превышения стоимости командировки​

Позволяет задать максимально допустимый процент превышения стоимости командировки.
Если итоговая стоимость превышает изначальную смету не более чем на заданный процент.

📧 Сотрудники для уведомления об оформленных командировках​

Вы можете добавить одного или нескольких сотрудников, которые будут получать email-уведомления о каждом случае оформления командировки.

🎯 Цели командировок​

Гибко настраиваемый список целей, которые можно использовать для приказов и служебных записок.

  • Каждая цель может быть помечена как:
    • Недоступно — скрыта для выбора;
    • Требуется — обязательна для указания;
    • Доступна — может быть выбрана пользователем.
  • Возможность указания уточнений.
  • Блок может быть частично предзаполнен или полностью пустым — с возможностью пользовательского ввода.

🧾 CostCentre Значения​

Список доступных значений для поля Cost Centre (центра затрат), например: Обучение, Командировка.

  • Можно добавлять или удалять значения.
  • При необходимости можно включить опцию "CostCentre обязателен для заполнения".

📁 Проект Значения​

  • Аналогично CostCentre, но применяется к полю "Проект".
  • Можно указать список допустимых значений и отметить, что Проект обязателен для заполнения — система не позволит завершить бронирование без выбора значения из списка.

✉️ Дополнительные опции​

  • Автоматически отправлять Маршрутные Квитанции и Контрольные Купоны на email пассажиров — включает рассылку документов на почту после оформления.

🏢 Департаменты​

Департамент можно связать с конкретным юридическим лицом. Когда сотрудник создает командировку и выбирает юр. лицо, система автоматически применяет правила, установленные для соответствующего департамента. Департамент можно привязать к городу. В этом случае, когда сотрудник из этого департамента создает командировку, город отправления будет заполнен автоматически.

divisions

🔄 Цепочки согласований​

Вы указываете конкретных сотрудников (согласующих), которые должны одобрить поездку. Можно менять ответственного за командировку (например, если сотрудник ушел в отпуск)

Нормы суточных: Здесь можно задать индивидуальные расценки суточных для разных стран, регионов или городов.

Список согласующих - это последовательность лиц, которые должны одобрить командировку, прежде чем она будет оформлена. Список согласующих в Cost centre может быть задан отличным от ранее указанных в цепочках согласования в департаментах.

approval_chains

approval_chain

📄 Заказы​

  • Командировки на согласовании - здесь отображается список всех командировок, которые ожидают вашего утверждения. Вы можете просмотреть детали поездки и принять решение: согласовать или отклонить.
  • Командировки - полный список всех командировок в компании со всеми статусами (Подготовка, На согласовании, Согласована, Оформлена, Отменена).
  • Заказы авиабилетов - предоставляет детализированный доступ ко всем заказанным авиабилетам. Здесь можно найти и управлять конкретными бронированиями.
  • Заказы отелей - раздел для просмотра и управления всеми бронированиями отелей в рамках командировок.
  • Заказы ж/д билетов - этот раздел содержит реестр всех оформленных железнодорожных билетов.
  • Заказы аэроэкспресс - раздел для управления билетами на аэроэкспресс.
  • Заказы трансферов - здесь можно найти информацию обо всех заказанных трансферах (например, такси из аэропорта в отель).
  • Запросы - раздел для обработки нестандартных запросов, которые не могут быть оформлены автоматически через систему (например, сложные маршруты, заказ специфических услуг).

📊 Аналитика​

Раздел предназначен для контроля финансов и анализа командировочной активности компании. Здесь доступны счета, акты сверки, сводная статистика по заказам и актуальные курсы валют. С помощью фильтров, отчетов и графиков вы можете отслеживать расходы, сравнивать направления поездок, управлять документооборотом и вести учет по юридическим лицам и центрам затрат.

📅 Календарь​

manager_calender

Вверху календаря есть выпадающий список, где можно выбрать конкретного сотрудника.

После выбора сотрудника календарь подсвечивает даты, на которые у него уже запланированы командировки.

Если сотрудник не выбран, в календаре красными точками отображаются даты и командировки всех сотрудников компании. При наведении курсора появляется ФИО сотрудника и город отправления. При клике вы перейдёте в подробную информацию о конкретной командировке.

📝 Создание командировки​

  • Для оформления новой командировки нажмите на кнопку "Новая командировка".
  • В открывшейся форме укажите:
    • Город основного назначения и (при необходимости) дополнительные города
    • Цель поездки, принимающую организацию
    • Даты начала и окончания командировки
  • После заполнения всех полей нажмите "Создать" — командировке присваивается индивидуальный номер.
  • Далее выберите юридическое лицо-плательщика, Cost Centre (если используется вашей компанией) и тип оплаты (например, безналичный расчет, корпоративная карта и др.).
  • Сохраните командировку для перехода к выбору услуг.

new_business_trips business_trip_form

✈️🚄🏨🚕 Добавление и выбор услуг​

  • На следующем этапе можно выбрать необходимые услуги для вашей командировки: авиабилеты, ж/д билеты, отели, трансферы, аэроэкспресс.

  • Все ключевые параметры (даты, направление) уже будут заполнены из данных командировки.

  • При поиске авиабилетов система по умолчанию подбирает перелет туда-обратно, первым показывает самые экономичные рейсы. Альтернативные варианты и тарифы доступны через раскрывающиеся опции. Для каждого тарифа предоставляется краткое описание, правила применения и условия возврата.

Смотреть подробнее

  • При бронировании ж/д билетов выберите тип вагона и места на схеме, если она доступна. Если схемы нет — свободные места будут перечислены списком.

Смотреть подробнее

  • В разделе “Отели” используйте карту для выбора объекта размещения. Можно найти отели по адресу, названию улицы или району. После выбора отеля выберите номер, питание, опции раннего заезда/выезда, ознакомьтесь с условиями отмены.

Смотреть подробнее

  • Для аэроэкспресса укажите направление, дату, количество билетов/пассажиров и тип услуги.

Смотреть подробнее

  • Для трансфера указываются ФИО пассажира, телефон, детали поездки и дополнительные пожелания.

Смотреть подробнее

modification

✅ Согласование командировки​

  • Когда все услуги добавлены, отправьте командировку на согласование с помощью кнопки Отправить на согласование.
  • До момента согласования вы можете отменять или изменять выбранные услуги.
  • Если вы добавили услуги, которые нарушают корпоративную тревел-политику компании, система выделит их цветом и покажет, какое правило нарушено.
  • После согласования услуги бронируются автоматически, а подтверждающие документы (билеты, ваучеры) отправляются вам на электронную почту и прикладываются к заказу.

В случае отклонения командировки:

  • Отобразится комментарий согласующего с указанием причины отклонения.
  • Необходимо внести корректировки — например, добавить или заменить услугу.
  • После внесения изменений командировка может быть повторно отправлена на согласование.
  • При повторном отклонении потребуется создать новую командировку с учетом требований компании.

в случае необходимости пересчёта бюджета

Служба поддержки рассчитает возможные доплаты или возвраты,
и внесёт суммы вручную.
Только после этого возможна повторная отправка командировки на согласование.

add_service

🚗 Командировка без услуг​

  • Если поездка осуществляется на личном или служебном транспорте, вы можете создать командировку без выбора услуг.
  • Просто заполните стандартную форму командировки и отправьте ее на согласование.
  • После одобрения командировки будет сформирован приказ о направлении в командировку.

without_services

🛠️ Изменение или отмена командировки​

  • Для изменения сроков используйте кнопку "Изменить даты" в деталях командировки: укажите новые даты, причину корректировки и сохраните изменения.
  • Система рассчитает возможные доплаты или возвраты; отправка на повторное согласование происходит автоматически.
  • Для отмены командировки нажмите "Отменить командировку" и подтвердите действие во всплывающем окне.
  • После успешной отмены у командировки появится статус "Отменена", к заказу прикрепляется приказ об отмене, а все услуги автоматически отправляются на возврат согласно правилам аннуляции.

📨 Запрос услуги, отсутствующей в списке​

  • Если нужная услуга отсутствует в перечне доступных, воспользуйтесь опцией "Запрос услуги".
  • Заполните свободное поле, указав тип услуги и детали — запрос поступит агенту поддержки для индивидуального рассмотрения.

📑 Авансовый отчет​

  • После завершения командировки во вкладке "Авансовый отчет" появляется возможность сформировать документ по расходам.
  • Все заказы, связанные с командировкой, автоматически попадут в отчет.
  • Перед отправкой авансового отчета в бухгалтерию проверьте корректность данных.

report